Политика конфиденциальности
Общие положения
1.1. Настоящим Положением устанавливается порядок обработки и защиты персональных данных Клиентов ООО «Внешнеторговая компания» (далее — Общество).
1.2. Настоящее Положение регламентируется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» N 149-ФЗ от 27.07.2006 года, Федеральным законом «О персональных данных» N 152-ФЗ от 27.07.2006 года, постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. N 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» и другими нормативно-правовыми актами.
1.3. Основные понятия, используемые в Положении:
— персональные данные — информация, сохраненная в любом формате, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (Клиенту), которая сама по себе или в сочетании с другой информацией, имеющейся в распоряжении Общества, позволяет идентифицировать личность Клиента;
— оператор – ООО «Внешнеторговая компания»;
— клиент — физическое лицо, официальный представитель — физическое лицо юридического лица и индивидуального предпринимателя, вступившее в договорные отношения по оказанию услуг с Обществом;
— обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
— автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
— защита персональных данных — деятельность Общества по обеспечению с помощью локального регулирования порядка обработки персональных данных и организационно-технических мер конфиденциальности информации;
— распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
— предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
— блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
— уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
— обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
— информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
1.4. Целью настоящего Положения является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных. Настоящее Положение устанавливает обязательные для сотрудников Общества общие требования и правила по работе со всеми видами носителей информации, содержащими персональные данные Клиентов Общества.
1.5. Настоящее Положение утверждается директором ООО «Внешнеторговая компания» и является обязательным для исполнения всеми сотрудниками, имеющими доступ к персональным данным Клиента.
Обработка и хранение персональных данных
2.1. Обработка персональных данных осуществляется с соблюдением принципов и правил, предусмотренных настоящим Положением и законодательством Российской Федерации.
2.2. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина Оператор при обработке персональных данных Клиента обязан соблюдать следующие общие требования.
2.2.1. Обработка персональных данных Клиента должна осуществляться на законной и справедливой основе, исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия выполнения договорных обязательств между Обществом и Клиентом;
2.2.2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных Оператор должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.
2.2.3. Получение персональных данных может осуществляться как путем личного представления, так и путем получения их из иных источников. Все персональные данные Клиента следует получать лично, за исключением случаев, если их получение возможно только от третьей стороны. Получение персональных данных у третьих лиц возможно при условии уведомления об этом Клиента.
2.2.4. Использование персональных данных возможно только в соответствии с целями, определившими их получение. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации.
2.2.5. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.
2.2.6. При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных.
2.2.7. При идентификации Клиента Оператор может затребовать предъявления документов, удостоверяющих личность Клиента и подтверждающих полномочия представителя.
2.2.8. Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.
2.2.9. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить Клиента, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных.
2.2.10. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
2.3. Сведения о Клиентах хранятся на бумажных носителях в помещении Общества. Для хранения носителей используются специально оборудованные шкафы и сейфы, которые запираются, опечатываются и сдаются под охрану.
2.4. Персональные данные Клиентов в электронном виде хранятся в локальной компьютерной сети Оператора, в электронных папках и файлах в серверном компьютере, к которому имеют доступ сотрудники, допущенные к обработке персональных данных Клиентов.
Организация защиты персональных данных
3.1. Защита персональных данных Клиентов от неправомерного их использования или утраты обеспечивается Оператором в порядке, установленном законодательством РФ.
3.2. К обработке персональных данных Клиентов могут иметь доступ только сотрудники Оператора, допущенные к работе с персональными данными Клиента.
3.3. Сотрудники Оператора, имеющие доступ к персональным данным Клиентов, выполняют действия по обработке персональных данных в соответствии со служебной необходимостью и возложенными на них функциями в рамках должностных инструкций.
3.4. В целях реализации условий настоящего Положения Оператор назначает ответственного за организацию обработки персональных данных.
3.5. Защите подлежат:
3.5.1. Информация о персональных данных Клиента.
3.5.2. Документы на бумажных носителях, содержащие персональные данные Клиента.
3.5.3. Персональные данные, содержащиеся на электронных носителях.
3.6. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивает их принятие для защиты персональных данных Клиентов от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона от 27.07.2006 года N 152-ФЗ «О персональных данных», в том числе:
1) определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
2) принимает организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
3) применяет прошедшую в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
4) оценивает эффективность принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
5) осуществляет учет машинных носителей персональных данных;
6) осуществляет поиск фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер по данным фактам;
7) восстанавливает персональные данные, модифицированные или уничтоженные вследствие несанкционированного доступа к ним;
8) устанавливает правила доступа к персональным данным, обрабатывает в информационной системе персональные данные, а также обеспечивает регистрацию и учет всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
9) контролирует принимаемые меры по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.
3.7. Оператор осуществляет внутренний контроль и (или) аудит соответствия обработки персональных данных Федеральному закону от 27.07.2006 года N 152-ФЗ «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, политике Оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам Оператора.
3.8. Ответственные лица соответствующих подразделений, хранящих персональные данные Клиентов на бумажных носителях и машинных носителях информации, обеспечивают их защиту от несанкционированного доступа и копирования согласно «Положению об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», утвержденному постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687.
3.9. Ответственные лица структурных подразделений, обрабатывающие персональные данные Клиентов в информационных системах персональных данных и машинных носителях информации, обеспечивают защиту в соответствии с Требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденными постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. N 1119.
Передача персональных данных
4.1. Передача персональных данных Клиента третьим лицам осуществляется только с письменного согласия Клиента, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта персональных данных, при поступлении официальных запросов в соответствии с положениями Федерального закона «Об оперативно-розыскных мероприятиях», при поступлении официальных запросов из налоговых органов, органов Пенсионного фонда России, органов Федерального социального страхования, судебных органов, а также в случаях, предусмотренных иными федеральными законами.
4.2. Передача персональных данных Оператором третьим лицам может допускаться только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных.
4.3. При передаче персональных данных Клиентов третьим лицам Оператор обязуется предупредить лиц, получающих персональные данные Клиентов, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные Клиентов, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Данное положение не распространяется в случае обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных данных.
4.4. При трансграничной передаче персональных данных в соответствии с действующим законодательством Оператор обязан убедиться в том, что иностранным государством, на территорию которого осуществляется передача персональных данных, обеспечивается адекватная защита прав субъектов персональных данных.
4.5. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей информации, содержащей персональные данные, по телефону или факсу.
4.6. В соответствии с действующим законодательством РФ Общество имеет право в порядке и на условиях, установленных Федеральным законом РФ от 30 декабря 2004 года N 218-ФЗ «О кредитных историях», предоставлять имеющуюся у него информацию, необходимую для формирования кредитных историй, в отношении своих Клиентов в бюро кредитных историй, включенное в государственный реестр бюро кредитных историй.
Обязанности Оператора и Клиента
5.1. Оператор обязуется:
5.1.1. Обеспечить защиту персональных данных Клиентов от их неправомерного использования или утраты в порядке, установленном законодательством РФ.
5.1.2. Осуществлять обработку персональных данных Клиентов исключительно в целях оказания законных услуг Клиентам.
5.1.3. Не получать и не обрабатывать персональные данные Клиента о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законом.
5.1.4. Обеспечить возможность Клиенту или его представителю ознакомиться с настоящим Положением и их правами в области защиты персональных данных.
5.1.5. В случае реорганизации или ликвидации Оператора обеспечить учет и сохранность документов, порядок передачи их на государственное хранение в соответствии с правилами, предусмотренными действующим законодательством Российской Федерации.
5.1.6. По требованию Клиента или его законного представителя предоставить полную информацию о его персональных данных и обработке этих данных.
5.2. В целях обеспечения достоверности персональных данных Клиент обязан:
5.2.1. При заключении договора предоставить Оператору полные и достоверные данные о себе.
5.2.2. В случае изменения сведений, составляющих персональные данные Клиента, незамедлительно предоставить данную информацию Оператору.
Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку персональных данных
6.1. Общество несет ответственность за персональную информацию, которая находится в его распоряжении и закрепляет персональную ответственность сотрудников за соблюдением установленного режима конфиденциальности.
6.2. Каждый сотрудник, получающий для работы документ, содержащий персональные данные Клиента, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.
6.3. Любое лицо может обратиться к Оператору с жалобой на нарушение норм данного Положения и действующего законодательства по вопросам защиты персональных данных. Жалобы и заявления по поводу соблюдения требований обработки данных рассматриваются в 10-дневный срок со дня поступления.
6.4. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Клиентов, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.